Política de Retención de Datos – 2022

retención de datos

La política de retención de datos correcta no solo puede ayudarle a mantener sus documentos limpios y organizados, sino también a mejorar su posición de defensa en caso de disputa. Recuerda que los datos son uno de los recursos más valiosos en el mundo actual.

Se preguntará usted, por qué los datos son tan importantes para una organización, cómo agregan valor, los riesgos de una mala gestión de los datos y cómo preservarlos adecuadamente a través de políticas de retención de datos.

Los datos también son un activo valioso porque son altamente reutilizables: los datos se generan una vez y se pueden usar para presentaciones visuales, análisis de negocios, estudios de mercado, objetivos de marketing, cumplimiento y más. Como resultado, los datos se han convertido en un bien valioso para empresas de todos los tamaños y en un objetivo para los piratas informáticos.

Dada la gran cantidad de datos que recopila una organización y la cantidad de normas y reglamentos que la protegen, su empresa debe contar con una sólida política de retención de datos.

Otro punto importante a considerar es el envejecimiento de los datos: si se dejan demasiado tarde, la información se vuelve demasiado antigua para ser valiosa y puede generar confusión y mala interpretación.

Por lo tanto, el mejor enfoque es proteger los datos de la empresa en un estado, formato y almacenamiento que permita un fácil acceso, evaluación y uso, al tiempo que permite la reorganización y la eliminación.

Esto nos lleva a, cómo diseñar una política de retención de datos.

¿Cuáles son los elementos de la política de retención de datos?

En la mayoría de los casos, la política de retención de datos establece:

  • ¿Qué datos hay que almacenar?
  • ¿En qué formato se debe almacenar?
  • ¿Cuánto tiempo se debe almacenar?
  • Si necesita ser archivado o destruido en el futuro
  • ¿Quién tiene derecho a destruirlo?
  • ¿Qué acciones se deben tomar en caso de una violación de la política?

¿Cuál es el periodo de retención de datos?

La cantidad de tiempo que una organización almacena datos se denomina período de retención de datos. Los períodos de retención pueden variar según el tipo de datos y la industria en la que opera la organización. 

Los datos solo deben conservarse mientras sean útiles. Sin embargo, varias leyes y reglamentos tienen requisitos específicos de tiempo de retención de datos, por lo que es muy importante que investigue antes de decidir el período de retención de su política de retención de datos.

¿Cómo garantizar el cumplimiento de una política de retención de datos?

Muchas leyes y reglamentos contienen términos precisos sobre la gestión de registros, como qué datos deben conservarse y durante cuánto tiempo. El incumplimiento de estas pautas puede tener consecuencias financieras, civiles o incluso penales para su empresa.

Política de retención de datos: reglas a seguir y prácticas recomendadas

No existe un enfoque uniforme para la retención de datos. Las reglas pueden variar según el tamaño de su negocio, la industria en la que trabaja y el tipo de datos que procesa.

Sin embargo, hay algunas mejores prácticas a seguir al crear una política de retención de datos:

  • Primero, haga su investigación. Antes de comenzar, asegúrese de conocer y comprender todas las leyes aplicables y los requisitos legales exactos.
  • Determine cuáles son las necesidades de su negocio. Si bien las obligaciones legales tienen prioridad, las políticas de retención de datos que establezca deben adaptarse para acelerar las operaciones críticas para el negocio u empresa y aumentar la productividad.
  • Sea abierto y honesto. Informe a sus clientes, suscriptores y usuarios qué datos pretende almacenar, cómo se almacenarán y cómo se utilizarán. Deles tanto control como sea posible sobre cómo se utilizan sus datos.
  • Invierta en sistemas de copia de seguridad (de Backup) y archivo (Archiving). Puede utilizar el correo electrónico, las redes sociales y los servicios de archivo de mensajes/textos para desarrollar políticas de retención de registros o datos personales y automatizar el proceso de archivo de datos, ahorrándole tiempo y esfuerzo. Busque un sistema que le permita organizar sus datos de acuerdo con las necesidades de su empresa o negocio, que tenga poderosas capacidades de búsqueda y protección de seguridad integrada.
  • Realice copias de seguridad de sus datos con regularidad. Esto no solo lo protege de la responsabilidad legal, sino que también reduce o elimina el riesgo de pérdida de datos en caso de interrupciones o tiempo de inactividad no planificado.

Ejemplos de políticas de retención de datos

Si aún no está seguro de por dónde empezar, consulte estos ejemplos de políticas de retención de empresas conocidas:

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